Jour 1 : Améliorer la qualité et la pertinence de ses communications grâce à l'IA
Les enjeux de la communication par email en contexte collaboratif
- Comprendre la surcharge informationnelle et ses impacts (efficacité, stress, erreurs).
- Découvrir comment l'intelligence artificielle peut aider à mieux organiser et rédiger pour réduire les incompréhensions et les allers-retours inutiles.
- Tour d'horizon des outils disponibles (ex. ChatGPT, Bing AI, modules intégrés à certaines plateformes de messagerie).
Mise en pratique : rédaction d'emails clairs et adaptés
- Élaboration de prompts IA pour générer des messages structurés et faciles à lire.
- Définir le ton, la longueur, le niveau de détail, la personnalisation selon l'interlocuteur.
- Atelier : création de drafts d'emails internes (coordination de projets, comptes-rendus, annonces importantes) et externes (partenaires, fournisseurs…), puis ajustements collaboratifs.
Personnalisation et cohérence de la communication
- Ajuster la clarté et la concision : éviter les jargons inutiles, clarifier les responsabilités et les deadlines.
- Aligner les messages à la charte ou à la culture d'entreprise : ton, vocabulaire, valeurs clés.
- Exercice : réécrire un mail de relance interne ou un compte-rendu de réunion en y intégrant les retours des différents intervenants, grâce à l'IA.
- Organisation et suivi des échanges
- Présentation de méthodes pour classifier automatiquement les emails (thèmes, urgence, mots-clés).
- Paramétrer des alertes ou étiquettes selon les priorités (projet X, pôle Y, statut urgent...).
- Cas pratique : filtrer et regrouper des messages liés à un même projet pour faciliter la navigation et le reporting.
Jour 2 : Vers des process semi-automatisés et l'automatisation de la gestion des emails
Créer un assistant d'aide à la réponse
- Définir les réponses types pour les demandes internes ou externes récurrentes (comptes-rendus, demandes de disponibilité, questions fréquentes…).
- Construire un assistant “copilote” qui suggère des brouillons :
- Détection du sujet / destinataire → proposition de réponse adaptée.
- Atelier : paramétrer un “bot interne” ou un script d'IA pour générer automatiquement des éléments de réponse (dates, pièces jointes, procédures) tout en gardant la main sur la validation finale.
Contrôle de la qualité et gestion des exceptions
- Vérifier l'adéquation des réponses : relecture, corrections, ajustement du style.
- Savoir repérer les situations à risque (conflit, demandes sensibles, informations confidentielles) où l'humain doit reprendre la main.
- Check-list “qualité” : orthographe, ton, confidentialité, mise à jour des modèles si besoin.
Automatiser la coordination d'équipe et le suivi de tâches via emails
- Découverte d'un outil d'orchestration (Make, Zapier, ou autre) pour créer des flux automatisés :
- Ex. déclenchement d'un email récap' après validation d'une tâche dans un outil de gestion de projet, notification d'un responsable, ou envoi d'informations utiles aux membres concernés.
- Démonstration : concevoir un scénario simple (quand une tâche est “Terminée” dans Trello ou Asana → envoi automatique d'un email de compte-rendu à l'équipe + archivage dans un dossier partagé).
Atelier de création d'un workflow collaboratif
- Choisir un use case (par ex. onboarding d'un nouveau collaborateur, suivi d'une demande interne, gestion d'incidents…).
- Configurer un ensemble d'actions :
- Déclencheur (réception d'un email, formulaire validé, etc.) → IA pour personnaliser le message → envoi automatique ou demande de validation → archivage/indexation.
- Test et ajustement : vérifier la cohérence, les rôles et responsabilités, la convivialité pour tous les membres.
Synthèse et perspectives
- Évaluation des acquis (mini-quiz, autoévaluation, retours du formateur).
- Bilan sur les apports : gain de temps, meilleure visibilité, qualité des échanges.
- Conclusion : l'avenir de la collaboration à l'ère de l'IA (chatbots internes, analytics, assistants vocaux…).